Сторонники школы административного процесса рассматривают администрирование как деятельность, состоящую из определенных подвидов деятельности, составляющих единый административный процесс. Этот административный процесс состоит из 4 основных функций: планирования, организации, исполнения и контроля. Они составляют процесс администрирования. Краткое выражение этих основных функций администрации:
- ПЛАНИРОВАНИЕ для определения целей в ходе действий, которым необходимо следовать. ОРГАНИЗАЦИЯ для распределения работы между членами группы, а также для установления и признания необходимых отношений. ВЫПОЛНЕНИЕ членами группы выполнения предписанных задач с волей и энтузиазмом. КОНТРОЛЬ действий, чтобы они соответствовали планам.
ПЛАНИРОВАНИЕ
Для менеджера и для группы сотрудников важно решить или идентифицировать себя с целями, которые должны быть достигнуты. Следующий шаг - добраться до них. Это создает вопросы, которые нужно выполнить? Когда и как это будет сделано? Каковы будут необходимые компоненты работы, вклады и способы их достижения. По сути, план или модель формулируются, интегрируя предопределение будущих действий, это требует способности предвидеть, визуализировать цель заглядывать вперед.
ВАЖНЫЕ МЕРОПРИЯТИЯ ПО ПЛАНИРОВАНИЮ
Уточняйте, расширяйте и определяйте цели.
- Прогноз Определите условия и предположения, в которых будет проводиться работа. Выберите и объявите задачи для достижения целей. Составьте общий план достижений с акцентом на творческий подход к поиску новых и более эффективных средств выполнения работы. Установите политики, процедуры и методы работы Предвидеть потенциальные проблемы в будущем Изменить планы в свете результатов контроля
ОРГАНИЗАЦИЯ
После того, как направление и формат будущих действий уже определены, следующим шагом для выполнения работы будет распределение или указание необходимых рабочих действий среди членов группы и указание участия каждого члена группы. При таком распределении работы учитываются такие вещи, как характер составляющих деятельности, люди в группе и имеющиеся физические возможности.
Эти составляющие виды деятельности сгруппированы и распределены таким образом, чтобы был достигнут минимум затрат или максимум удовлетворенности сотрудников, или чтобы была достигнута некоторая аналогичная цель, если в группе не хватает количества или качества административных членов. такие члены будут разыскиваться. Каждый из участников, назначенных для компонентной деятельности, сталкивается со своими собственными отношениями с группой, а отношения группы с другими группами в компании.
ВАЖНАЯ ОРГАНИЗАЦИОННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ
- Разделите работу на операционные единицы (отделы). Сгруппируйте операционные обязанности по должностям (рег. X отдел. Должности). Сформируйте рабочие должности в управляемые и связанные единицы. Уточните требования к должности. Выберите и разместите сотрудников на соответствующих должностях. Используйте и согласовайте соответствующие полномочия для каждого члена администрации. Обеспечьте личные возможности и другие ресурсы. Настройте организацию в свете результатов контроля.
ИСПОЛНЕНИЕ
- Для физического выполнения действий, вытекающих из этапов планирования и организации, руководителю необходимо принять меры, которые инициируют и продолжают действия, необходимые членам группы для выполнения задачи. Среди общих мер, используемых менеджером для приведения группы в действие, являются руководство, развитие менеджеров, инструктаж, помощь участникам в улучшении самих себя, а также их работы посредством их собственного творчества, и компенсация за это называется исполнением.
ВАЖНЫЕ МЕРОПРИЯТИЯ ИСПОЛНЕНИЯ
- Применяйте философию участия на практике всеми, на кого повлияло принятое решение. Руководите и призывайте других делать все возможное. Мотивируйте участников. Эффективно общайтесь. Развивайте участников, чтобы полностью реализовать свой потенциал. и хорошая оплата за хорошо выполненную работу Удовлетворение потребностей сотрудников за счет усилий на рабочем месте Анализировать усилия по производительности в свете результатов контроля
КОНТРОЛЬ
Менеджеры всегда считали удобным проверять или контролировать то, что я делаю, чтобы гарантировать, что работа других удовлетворительно продвигается к заданной цели. Создание хорошего плана, распределение компонентов деятельности, требуемых для этого плана, и успешное выполнение каждого члена не гарантирует, что предприятие будет успешным. Могут возникнуть расхождения, неверные толкования и неожиданные препятствия, о которых необходимо незамедлительно сообщить руководителю для принятия корректирующих мер.
ВАЖНЫЕ МЕРЫ КОНТРОЛЯ
- Сравнить результаты с общими планами Оценить результаты в соответствии со стандартами деятельности Определить эффективные средства измерения операций Сообщать средства измерения Передать подробные данные для отображения сравнений и вариаций Предложить действия корректирующие меры при необходимости Информировать ответственных членов об интерпретации Отрегулировать контроль в свете результатов контроля
ВЗАИМОСВЯЗЬ ФУНКЦИЙ
На практике четыре основные функции администрации настолько переплетены и взаимосвязаны, что выполнение одной функции не прекращается (не прекращается) полностью до того, как начинается следующая. И обычно это выполняется не в определенной последовательности, а по мере того, как того требует ситуация. При учреждении новой компании порядок функций, возможно, будет таким, как указано в процессе, но при непрерывной деятельности менеджер может взять на себя управление в какой-то момент, а затем выполнять, а затем планировать.
Последовательность должна соответствовать конкретной цели. Обычно менеджер участвовал во многих задачах, и каждая из них находится на разных этапах. Для не-менеджера это может создать впечатление неполноценности или отсутствия порядка. В то время как на самом деле менеджер, возможно, действует со всей целеустремленностью и силой. В долгосрочной перспективе больше внимания обычно уделяется определенным функциям, а не другим, в зависимости от конкретной ситуации. Так же, как некоторые функции должны поддерживаться и выполняться, прежде чем другие можно будет использовать.
Эффективное исполнение требует, чтобы действия были назначены людям или выполнялись в соответствии с планами и общими целями. Точно так же контроль не может осуществляться в вакууме, должно быть что-то, что можно контролировать.
В действительности планирование включает в себя работу по организации, выполнению и контролю. Таким же образом элементы организации используются эффективно при планировании, исполнении и контроле. Каждая фундаментальная функция администрации… влияет на другие, и все они связаны с формированием административного процесса.
ПЛАНИРОВАНИЕ
Общим знаменателем для всех успешных людей и организаций является то, что они ставят идентифицируемые, реалистичные, но сложные цели, а затем формулируют планы по их достижению.
Сущность адмон. Он достигает поставленной цели. Если конечный результат или цель не преследуется, нет никаких оснований для административного планирования. Много веков назад римский философ Сенека сказал: «Если человек не знает, в какой порт он собирается, никакой ветер ему не благоприятствует».
Вы, конечно, можете рассуждать, каждый менеджер знает, чего он пытается достичь. Конечно, но с практической точки зрения, цели имеют тенденцию теряться в потоке активности admva. Их личности скрыты, деятельность путается с достижениями, а акцент на том, что нужно делать, полностью скрывает то, что должно быть достигнуто. Хороший менеджер всегда должен задавать вопрос: «Чего я пытаюсь достичь?» Зачем?
ОПРЕДЕЛЕНИЕ И ЗНАЧЕНИЕ ЗАДАЧ
Задача управления - это цель, которую необходимо преследовать, которая устанавливает определенный объем и предлагает направление усилий менеджера по планированию. Это определение включает 4 понятия, с точки зрения менеджера это:
ЦЕЛЬ - это цель, которую необходимо преследовать, и она должна быть четко обозначена. Не следует путать цель с общей областью желаемой деятельности, при этом акцент делается на средствах, а не на фокусе.
ОБЪЕМ преследуемой цели включен в изложение пределов или ограничений, которые необходимо соблюдать.
Точно так же цель подразумевает окончательный характер. Цели, сформулированные в расплывчатых или двусмысленных терминах, не имеют административной ценности или не имеют большого значения, потому что они могут толковаться по-разному, и часто результатом является путаница и беспокойство.
Направление указано целью. Он показывает результаты, которых следует добиваться, и отделяет эти результаты от множества возможных целей, которых можно было бы добиться в противном случае. Это направление обеспечивает основу для соответствующих стратегических планов, которые необходимо сформулировать для достижения целей.
Несоответствующие и несоответствующие цели могут замедлить успех управления и затруднить работу любой организации. Полезное предложение для каждого менеджера - периодически сосредотачиваться и повторять поставленные цели, а затем определять, действительно ли текущие действия способствуют достижению этих целей. Такая практика помогает свести к минимуму трудности, с которыми сталкиваются многие члены администрации и их подчиненные, когда они знают свои текущие цели, определяют их как для себя, так и для своих сотрудников, обновляют их и эффективно используют в своей административной работе.
ВИДЫ И КЛАССИФИКАЦИЯ ЗАДАЧ
В каждой организации есть много целей, но некоторые из общих для всех организаций целей включают следующее:
- Предоставлять различные продукты и услуги Опережать конкурентов Расти Увеличивать прибыль, увеличивать продажи и снижать затраты Обеспечивать благополучие и развитие сотрудников Поддерживать удовлетворительную деятельность и организационную структуру Быть социально ответственным гражданином бизнеса Развивайте Международная торговля.
Эти категории, в свою очередь, могут предлагать конкретные ключевые области, для которых можно вывести подцели, оценивая степень их реализации. Например, менеджеры компании General Electric выделяют 8 областей, которые имеют жизненно важное значение для поддержания и развития лидерства, силы и конкурентоспособности их компании. Эти ключевые области результатов:
- Прибыльность (степень полезности) Положение на рынке Производительность Лидерство в продукте Развитие персонала Деятельность сотрудников Общественная ответственность Баланс между краткосрочными и долгосрочными планами
Постановка целей для каждой из этих областей, их выполнение и оценка достигнутых результатов являются важными частями усилий руководства компании.
КЛАССИФИКАЦИЯ ЦЕЛЕЙ ПО ВРЕМЕНИ
- Краткосрочные цели: обычно продлеваются до года или меньше. Например, цель компании - достичь 3 миллионов валовых продаж в 2003 году, а личная цель - продать 3 новых контракта в марте. Среднесрочные цели: они обычно охватывают периоды от 1 до 5 лет, например вырасти до 8 региональных офисов с 2003 по 2008 гг. Долгосрочные цели: продлить срок до 5 лет. Например, стремиться к 2016 году обосноваться в 10 зарубежных странах.
Это разделение целей - одна из старейших и наиболее широко принятых классификаций.
КЛАССИФИКАЦИЯ ЗАДАЧ
- Основные цели: как правило, они связаны с компанией, а не с физическим лицом. Например: предоставление товаров и услуг на рынок путем получения прибыли за счет предоставления таких товаров и услуг, потребителям предлагается то, что они хотят, и могут быть предоставлены вознаграждения членам компании-участницы Вторичные цели: помощь в достижении целей основные цели и определение направлений усилий, направленных на повышение эффективности и экономии в работе членов организации. Индивидуальные цели: как следует из их названия, это личные цели отдельных членов организации на ежедневной основе., еженедельно, ежемесячно или ежегодно.В зависимости от принятой точки зрения, они достигаются за счет подчинения первичным или вторичным целям организации или за счет того, что такие цели реально поддерживают реализацию отдельных целей. Потребности, которые человек пытается удовлетворить, работая в организации во взаимосвязи между стимулом организации и индивидуальным вкладом, взаимозависимы Социальные цели: они относятся к целям организации для общества, включая обязательство поддерживать соблюдение требований, установленных обществом и различными государственными органами, которые касаются здоровья, безопасности, практики труда, регулирования цен и загрязнения окружающей среды. Он также включает цели, направленные на применение социальных улучшений,физическое и культурное сообщество.
ЭФФЕКТИВНЫЕ ЗАДАЧИ НАПИСАНИЯ
Написать эффективную цель может быть труднее, чем просто написать несколько слов, которые должны быть поняты всем. Рассмотрим следующую цель университета.
«Основная цель университета - предоставить возможности для получения высшего образования в области гуманитарных и прикладных искусств, преподавания, бизнеса и профессионального обучения»
и следующее для производителя:
«Целью этой торговой компании является производство, методами массового производства, кондиционеров в недорогих единицах в избранных областях по очень конкурентоспособным розничным ценам, чтобы компания могла получать разумную прибыль от инвестиции »
На первый взгляд, оба утверждения кажутся достаточно хорошими целями. Но более внимательное изучение вызывает некоторые сомнения относительно его качества и пригодности для административных целей.
предоставить возможности, профессиональное обучение
Продукция, методы производства, избранные районы, разумный урожай.
Все это означает, что я восхищаюсь каждой целью. Этот тест на ясность и понимание при определенной интерпретации - это то, что понимает получатель объективного утверждения. Следовательно, цели должны быть написаны как можно количественнее, но без излишней детализации, чтобы получатель не мог использовать свои творческие способности и личную инициативу для достижения цели.
ОБЪЕКТИВНОЕ ИЗМЕРЕНИЕ
Такие выражения, как «делайте столько, сколько можете» или «делайте все, что в ваших силах», имеют большое значение. Минимальный, потому что его значение различается для разных людей, предпочтительно использовать выражение, которое можно измерить как «сделайте 200 единиц к 17:00 сегодня». Это окончательный вариант, который способствует взаимному пониманию целей на всех уровнях организации. Определение того, что следует измерять и как это должно измеряться, представляет трудности, особенно в областях, где цели несколько абстрактны, таких как лояльность сотрудников, развитие сотрудников или социальная ответственность, однако такие области можно приблизить и получить. достаточно удовлетворительные результаты.Вообще говоря, бизнес-менеджеры лучше умеют измерять свои цели, чем менеджеры в некоммерческих организациях, таких как больницы, государственные учреждения и университеты. Например, у рекламных роликов есть много источников информации, которые измеряют достижения по различным факторам в организации. Типичными являются меры физических и финансовых средств для приобретения достаточных ресурсов и управления ими, такие как коэффициенты доходности, оборачиваемости или коэффициенты капитала обязательств.Типичными являются меры физических и финансовых средств для приобретения достаточных ресурсов и управления ими, такие как коэффициенты доходности, оборачиваемости или коэффициенты капитала обязательств.Типичными являются меры физических и финансовых средств для приобретения достаточных ресурсов и управления ими, такие как коэффициенты доходности, оборачиваемости или коэффициенты капитала обязательств.
Широко распространены производственные меры, которые включают использование машин и производительность труда, а также маркетинговые меры, относящиеся к проникновению в продажи и эффективности рекламы.
Напротив, администратору больницы трудно измерить, что предоставляет больница (удовлетворительное обслуживание клиента), однако факторы, которые способствуют лечению в больнице, поддаются измерению, такие как стоимость палаты в день, количество посещений для обслуживания и пациенто-дни с разбивкой по типу заболевания, хотя и не так точны, как хотелось бы, этот подход можно использовать для получения полезных показателей для целей стационарного лечения.
ИЕРАРХИЯ ЗАДАЧ
У каждой компании есть своя иерархия целей. Это может включать в себя цели, относящиеся к компаниям в целом, как к тем, которые связаны с пожеланиями клиентов, а также общественности и общества в целом.
Однако иерархия чаще всего содержит только цели внутри компании. На верхнем уровне организации и обеспечение цели для всех организационных усилий является главной целью или задачами - подчиненными, но определенно связанными с основными целями, являются производные цели, включая цели отдела, которые фиксируют линию определенных сегментов организационные единицы компании. Эти ведомственные цели, в свою очередь, имеют подчиненные групповые цели, которые впоследствии делятся на единичные цели и, в конечном итоге, индивидуальные цели. Инжир. 63 показаны различные уровни целей в схематической форме.
Реализация каждой вспомогательной цели должна способствовать реализации соответствующей непосредственной высшей цели, обеспечивая тем самым полностью интегрированный и гармоничный набор целей для всех членов компании. Для максимальной эффективности цель должна быть значимой и своевременной для человека.
РУКОВОДСТВО ПО ЦЕЛЯМ
Адмво цели. Их следует создавать с большой осторожностью, у них больше шансов на реализацию, если принять во внимание следующие рекомендации:
Цели должны быть результатом участия лиц, ответственных за их реализацию. Те, кто близок к ситуации, вероятно, лучше всех знают, что можно сделать. Люди, которые помогают формулировать цели, твердо привержены их достижению. Они также обретают чувство принадлежности и важности. Когда цели ставятся высшим руководством перед лицом серьезного кризиса, необходимо объяснить причину этого, а подчиненным должна быть предоставлена возможность помочь определить заявленную цель.
Все цели в компании должны поддерживать общие цели компании. Другими словами, цели в организации должны быть взаимно согласованными. Например, у отдела продаж не будет целого ряда продуктов, в то время как у производственного отдела будет два или три продукта в качестве цели. Совпадение целей помогает достичь единства усилий.
Цели должны иметь определенный объем. Большинство людей чувствуют себя более удовлетворенными и работают намного лучше, когда возникает разумная задача. Люди хотят подтолкнуть себя и наслаждаться чувством выполненного долга. Правильные цели могут помочь в этих усилиях.
Цели должны быть реалистичными. Цель должна быть не только разумной для лица, ответственного за ее реализацию, но и реалистичной с учетом ограничений как внутренней, так и внешней среды в данном случае. Будьте осторожны, пытаясь достичь слишком многого за слишком короткое время. Обычно можно запомнить просто сформулированную цель, а о длинном и подробном описании быстро забывают.
Цели должны быть как современными, так и новаторскими. Успешный менеджер поддерживает цели в актуальном состоянии, периодически их пересматривает и вносит поправки, когда считается, что это выгодно. В некоторых случаях решение будет заключаться в том, чтобы продолжать преследовать ту же цель, однако в эти времена быстрых изменений не догонять или отсутствие инноваций при постановке целей может быть возможным знаком опасности для администрации.
Количество целей, установленных для каждого члена сообщества. он должен быть ограничен. Многие вызывают замешательство и пренебрежение, и очень немногие допускают расточительство и недостаток. Четыре или пять голов для каждого члена сообщества.. это максимум. Если целей будет больше, их придется как-то консолидировать. Слишком большое количество целей принижает важность действительно важных и чрезмерно подчеркивает менее важные цели.
Цели должны быть ранжированы по их относительной важности. Это делает необходимый акцент на основных целях и дает каждому члену администрации ценность для каждой интересующей их цели, чтобы помочь эффективно распределить усилия. Таким образом улучшаются все усилия по адмво. В человеческой природе свойственно улучшать работу над наиболее трудными задачами и испытывать удовлетворение от работы с несовершеннолетними, но, устанавливая приоритеты в задачах и периодически пересматривая их, с этой тенденцией можно бороться.
Цели должны быть сбалансированы с конкретной компанией, различные цели не должны указывать вместе на превышение какого-либо условия.
ОСНОВНЫЕ ВИДЫ АДМИНИСТРАТИВНОГО ПЛАНИРОВАНИЯ
Менеджеры ежедневно имеют дело с множеством различных типов планов; некоторые относятся к отдельному виду деятельности или отдельному человеку, в то время как другие относятся ко всему отделу. Или всей компанией. Мы будем изучать 6 типов общих планов, которые регулярно находят менеджеры.
- PolicyProceduresMethodStandardBudgetProgram
Политика. Политика раскрывает намерения менеджера на будущие периоды и определяется заранее, когда такие намерения необходимы. Это общие рекомендации по его использованию. Политика определяет область, в которой должны приниматься решения, но не указывает решение. Политика указывает санкционированное общее направление, которому необходимо следовать, и области. В рамках этих заранее установленных границ, но со свободой принятия решений в установленных областях, работа менеджера осуществляется в соответствии с общим планом компании. А это определяется следующим образом. «Политика - это общее устное или письменное руководство, которое устанавливает пределы, определяющие направление, и общие пределы, в которых будут иметь место административные действия».
_____________
Затем профессор Луис Лейтон из бизнес-школы CEIE представляет очень полное видение планирования как первого компонента административного процесса.
Скачать оригинальный файл
