План обеспечения непрерывности бизнеса для ММСП, как его построить

Четыре шага для создания плана обеспечения непрерывности бизнеса для микро-, малых и средних компаний в Латинской Америке. Возможность для ММСП в Латинской Америке.

Введение

Недавно в парке развлечений, лицензированном правительством Мехико, произошел несчастный случай со смертельным исходом в игре типа «американские горки». Это привело к закрытию указанного парка во время проведения экспертных расследований, а когда была продемонстрирована ответственность со стороны управляющей компании, была отозвана концессия на эксплуатацию указанного парка, который очень известен и сосредоточен на популярном классе Мехико. Последствия? Оплата госпитализации и расходов на восстановление, а также компенсация пользователям и родственникам двух умерших, потеря концессии на ведение бизнеса, который уже был аккредитован в течение нескольких лет, компенсация работникам за потерю источника работы, относящуюся к работодателю (согласно Мексиканское трудовое право), оплата различных юридических расходов,Влияние на социальную структуру общества из-за уменьшения количества семейных парков развлечений и низкой стоимости, создание государственных процессов торгов, не предусматривающих предоставления новой концессии другим заинтересованным сторонам, и бюджетных расходов, которые это подразумевает, и это просто для того, чтобы указать на некоторые последствия серьезный инцидент.

В 2017 году Мексика пострадала от серии землетрясений, от которых пострадали девять штатов и пострадали наиболее уязвимые слои населения, поскольку шесть из этих штатов имеют маржу бедности. Несколько зданий, школ и частных предприятий понесли значительный ущерб.

На снимке механическая мастерская, которая сильно пострадала, расположена на проспекте Санта-Ана на углу Ejidos de Santa Cruz Atoyac в составе делегации Койоакана. Фото: Карлос Марури, Куартоскуро.

Страны Латинской Америки расположены в зонах высокого вулканического, сейсмического и гидрометеорологического риска (ураганы, циклоны, тайфуны, штормы, засухи и наводнения) в дополнение к так называемым социально-организационным явлениям, таким как торговля наркотиками, партизаны и местные вооруженные конфликты и т. Д. региональные, миграции, а также проблемы со здоровьем, такие как эпидемии вируса NH-1 или гриппа и т. д. Возникновение любой из этих ситуаций может исключить из конкуренции микро-, средние и малые компании в Латинской Америке.

По данным Экономической комиссии для Латинской Америки и Карибского бассейна (ECLAC 2019): «Микро, малые и средние предприятия составляют 99% промышленной ткани, они создают большую часть рабочих мест, их производительность чрезвычайно низка по сравнению с крупными предприятиями. Бизнес.".

В последнее время все большее значение приобретает управление рисками. Цель этого эссе - предложить общие критерии, чтобы латиноамериканские ММСП могли разработать план, который позволит им противостоять кризисным ситуациям и опережать их.

Что такое MiPyme?

MiPyMe - это аббревиатура от Micro, Small and Medium Business. Эта классификация в первую очередь обусловлена двумя основными факторами: имеющимся у вас оборотным капиталом и количеством ваших сотрудников. Основываясь на этом последнем соображении, мы получили бы следующую классификацию:

Источник: собственная разработка на основе данных INEGI, Мексика. Экономическая перепись 2014 г.

Еще один фактор, который обычно используется для определения того, является ли компания микро-, малой или средней, - это ее глобальный индекс оборота продаж за год, но это определение зависит от обменного курса доллара по отношению к местной валюте, поэтому для Эффект от этой работы рассматриваться не будет.

Быть предпринимателем непросто, и, как только оно началось, сохранение бизнеса в условиях жесткой экономической конкуренции, не локальной, а глобализированной, снижает устойчивость бизнеса, согласно порталу делового журнала Expansión, он упоминает эти данные По данным экономической переписи 2014 года, проведенной INEGI (Мексика), этот тип компаний обычно имеет продолжительность коммерческой жизни 7,7 года, после чего большинство из них исчезают.

Что такое риск?

Александр Дюма уже поднимает проблему риска в своем романе «Граф Монте-Кристо», рассказывая, как после того, как корабль «Эль Фараон» затонул, владелец и покровитель Эдмундо Дантес (будущий граф) полностью разорен и собирается банкротство с ужасными последствиями.

Управление рисками подразумевает именно «управление рисками». Но в чем риск? Риск - это вероятность того, что произойдет что-то нежелательное, например, произойдет возгорание складских помещений, или что грузовик, перевозящий наши товары, выйдет из строя, владелец погибнет или серьезно заболеет, или мы пострадаем от кражи конфиденциальной коммерческой информации., что на нас влияет землетрясение, ураган или эпидемия и т. д…

Необходим план обеспечения непрерывности бизнеса

Как уже говорилось, для микро-, малых и средних предпринимателей необходимо иметь план обеспечения непрерывности бизнеса (PCN) или план обеспечения непрерывности бизнеса (BCP). Напомним, что эта идея изначально исходила от ИТ-разработчиков, которые стремились решить проблемы программирования различных программных пакетов, но, учитывая ее полезность, она экстраполирована на бизнес. Этот процесс закончился изменением области ИТ и был принят Управлением бухгалтерского учета и бизнеса. Много говорят об «обслуживании клиентов», но как насчет обслуживания собственного бизнеса? Существует страховка на многие вещи, но нет страхового покрытия, которое защищает знания об операции, чтобы иметь возможность продолжить работу с компанией в случае серьезных инцидентов.

Что произойдет, если грузовой автомобиль «Дон Пепе», маневрирующий, потерпит крушение и нанесет серьезный ущерб? Или если в "Instituto Cultural del Norte" студент горит кислотой в химической лаборатории? Что произойдет, если загорится «Высокий Дон Хесус, прекрасные плотники»? Или если на ледоколе «Счастливый пингвин» произойдет утечка аммиака? Или если Дон Карлос, знаток рецепта секретного соуса, ключ к успеху ресторана (источник дохода семьи) умрет? Как мы видим из приведенных примеров, риск существует, и если он материализуется, последствия для бизнеса могут быть серьезными. Настолько радикально, что они могут положить конец бизнесу и богатству предпринимателей…

В настоящее время существует стандарт ISO 22301 «Система управления непрерывностью бизнеса», который фокусируется на установлении критериев в отношении предмета, однако, согласно Международному обществу менеджмента и оценки (SIGE 2019), этот стандарт ориентирован на: «Организации, которые Они предоставляют критически важные услуги, поставщики инфраструктурных услуг и базовых услуг (электричество, вода, транспорт, здравоохранение и т. Д.). Финансовые, банковские и телекоммуникационные услуги, производственные компании и государственные учреждения », поэтому можно сказать, что, по сути, стандарт разработан для крупных компаний с большим капиталом, большим глобальным оборотом продаж и более чем 250 сотрудниками, то есть крупным компаниям.

Хотя критерии этого стандарта могут быть адаптированы для ММСП, его реализация стоит недешево, а иногда и дорого для «магазинчика на углу» или «Седельного оборудования Дона Хосе» и даже для «Транспортного атласа», то есть для компании, которым адресовано это эссе.

Что такое план обеспечения непрерывности бизнеса?

План обеспечения непрерывности бизнеса, PCN, как следует из его названия, устанавливает средства и механизмы для обеспечения непрерывности бизнеса. («Незавершенный бизнес NIF A-2« Основные положения бухгалтерского учета »). Его важность заключается в том факте, что, как было показано, средние и малые компании в основном являются семейными, и в этом заключается одна из основных проблем; как было сказано; Только отец, мать или член семьи несут прямую ответственность за ведение бизнеса и обладают всеми общими знаниями о его работе. Он тот, кто знает поставщиков, знает поведение рынка, на котором они работают, знает кредиты и источники финансирования, а также кредиторов бизнеса, знает в нескольких словах жизнь бизнеса во всех ее аспектах.

Общие соображения по подготовке плана обеспечения непрерывности бизнеса

В этом эссе предлагается ряд общих соображений («шагов»), позволяющих микро-, средним и малым компаниям создавать свои собственные PCN.

Эти шаги относительно легко выполнить, но они требуют запланированных и целенаправленных усилий по времени и форме, чтобы гарантировать создателю плана, что он оправдал ожидания плана и что он поможет им в случае неблагоприятных событий, которые повлияют на бизнес.

Четыре шага для построения плана обеспечения непрерывности бизнеса

Ниже мы разберем каждый из этапов построения плана обеспечения непрерывности бизнеса, чтобы их можно было выполнять последовательно, с учетом аспектов, которые требуются для каждого из них:

Шаг 1. Бизнес-идентификация

Этот первый шаг состоит из определения областей, процессов и людей в рамках бизнеса, а вместе с ним: Чем занимается бизнес? В чем истинная суть бизнеса? К 1994 году у Grupo Televisa было примерно 125 дочерних компаний, которые занимались прокатом воздушных такси до индивидуальных курьерских служб. Чтобы снизить операционные расходы, Televisa сосредоточилась на ответах на три основных вопроса: Что мы делаем? Чем мы зарабатываем деньги? Как мы теряем деньги? И поэтому он снова сосредоточился на производстве и распространении теле-, кино- и радиоконтента.

Для нашей PCN мы должны определить, какие области действительно важны (Продажи, Производство, Распределение? Какие?) Какие процессы приносят прибыль и деньги (Доставка на дом, обслуживание клиентов, Производственные подпроцессы? Какие?) и, наконец, кто или кто те люди, которые заставляют бизнес работать? Как только это будет сделано, мы можем сказать, что мы уже хорошо определили бизнес. Основы PCN уже заложены.

Шаг 2. Документация и защита

Определите ключевых людей, области и процессы

Энрико в своей книге «Война решек» рассказывает, как, когда он был директором Frito-Lay, дочерней компании Grupo Pepsi, рабочий изменил формулу своего продукта «Fritos» (Doritos в Мексике), и потребители немедленно начали протестовать. изменение вкуса, влияющее на продажи; поэтому как только проблема была выявлена, они вернулись к исходной формуле. Следовательно, необходимо задокументировать все ключевые процессы в тех областях, которые приносят деньги и которые уже были установлены на первом этапе.

В идеале документируйте все процессы, но если вы не можете или хотите это сделать, документируйте только основные процессы. Также ответьте на следующие вопросы: Кто является ключевым персонажем в уже определенных областях? Какую задачу он выполняет? Какие ключевые процессы он обрабатывает?

Защита материальных и нематериальных активов

Звучит логично, но об этой ситуации часто забывают. Здесь вы должны продумать действия, которые необходимо предпринять для защиты материальных и нематериальных активов, таких как: здание, машины и инструменты, сырье, транспортное оборудование; а также нематериальные активы, такие как формулы, патенты и товарные знаки, права, письма об исключительности.Для этого следует рассмотреть возможность заключения договора страхования, покрывающего эти случаи, и даже так называемого «страхования ключевого человека». Coca-Cola не была бы такой, если бы Пембертон потерял формулу!

Наши активы должны быть защищены и сохранены - от мер внутренней безопасности до страхового покрытия. А это подразумевает определение в рамках плана, как я собираюсь их защищать? Какой вид страхования мне следует нанять и на какую сумму? В какой страховой компании? Предлагает ли мой банк бесплатную страховку? Или страхование платежей? План также должен включать меры гражданской защиты, поскольку наши сотрудники и рабочее место также являются нашими активами. И здесь я немного остановлюсь: как часть PCN, план внутренней гражданской защиты должен быть связан с ним и определять, какие риски существуют в районе нашего бизнеса и какие действия необходимо предпринять для снижения риска.

Цифровой интеллект

Наконец, что очень важно, безопасность и хранение цифровой информации. Под Digital Intelligence мы понимаем всю информацию, относящуюся к бизнесу, которая получается и генерируется с помощью электронных средств. Цифровой интеллект - это вся информация, которая генерируется и контролируется с помощью ИКТ и сопровождающего их компьютерного программного обеспечения. От тех, которые предоставляют нам бухгалтерскую и налоговую информацию, до тех цифровых файлов, которые содержат разработку планов и проектов, формул, планы строительства и т. Д. Таким образом, мы должны создать механизмы, предотвращающие кражу, повреждение или шпионаж наших цифровых систем, и эти меры варьируются от простого антивируса до использования более сложных механизмов электронной защиты.

Недавно друг подвергся атаке на его компьютер, когда они попросили у него денежную сумму, которая должна быть помещена на счет в Африке, чтобы освободить его «файлы», потому что у него не было доступа к ним. К счастью, он инженер по кибербезопасности, и ему удалось убить «угонщика» и восстановить всю свою информацию. Но не все из нас обладают такими способностями, поэтому мы должны определить, как мы будем восстанавливать нашу информацию в случае потери. От всего процесса административной бухгалтерской информации (поставщики, клиенты, кредиторы, счета) до личных фотографий владельца, когда он открыл ресторан и когда ему удалось преобразовать его в национальную сеть. Так сказать; вся цифровая информация, которая считается важной для работы бизнеса. (А как же фотографии ?! Ну, они вошли в историю бизнеса!)Вывод: в наш цифровой век не только резервное копирование в облаке является или может быть хорошим, но и на строго охраняемом физическом носителе. Каждый человек с помощью экспертов выберет то, что, по его мнению, наиболее удобно.

Шаг 3: Восстановление

В 2000 году ожидалась знаменитая «ошибка», проблема, которая, как считалось, затрагивала компьютеры из-за воздействия их внутренних часов. Никто на всей планете точно не знал, что должно произойти. До этого в мексиканском военном учреждении была установлена процедура, установленная много лет назад, чтобы восстановить свою цифровую информацию и физически извлечь ее (на компьютерные ленты), доставив ее на хорошо бронированный подземный объект и с помощью процессов обмена лентой. Они оставили некоторые и забрали те, которые были в хранилище, чтобы повторно использовать их на своем сайте, поэтому они сказали мне, что в случае непредвиденных обстоятельств они потеряют информацию максимум на три дня, а не всю ее. И давайте вспомним, о чем мы говорим более двадцати лет назад!

Теперь, на этом третьем этапе, мы должны установить аспект мобильности в нашем плане. Под мобильностью понимается ответ на следующий вопрос: Куда мне переместить свой офис / бизнес / работу в случае повреждения? Этот этап относится к тому, где бизнес будет мобилизован в случае непредвиденных обстоятельств. Предположим, что произойдет землетрясение, которое разрушит офисы или офисные помещения, куда может переехать бизнес? Куда можно передать товар? Где мы можем разместить рабочих? Определите район или районы компании или районы, близкие к тому, куда можно переместить бизнес.

В нашем плане должны быть указаны возможные будущие местоположения бизнеса в случае удара. Возможно, в другие офисы по соседству или в другом месте. В вашем случае, какое еще учреждение может выполнить то, что мы сделали в пострадавшем учреждении? А это подразумевает порядок передвижения и перевод персонала, техники и в случае невозможности переезда на другой объект подразумевает поиск учреждений государственной поддержки или частной помощи для восстановления бизнеса.

Шаг 4: Повторная активация

Ни один бизнес не может функционировать без человеческих, финансовых, технологических или материальных ресурсов. План должен учитывать, как после возникновения риска он будет снова введен в действие. Из вышеизложенного следует, как будет воссоединяться персонал: новые рабочие дни на момент восстановления, специальные разрешения для сотрудников, пострадавших в результате аварии, в соответствующих случаях, поселения и новые сотрудники. В случае финансовых ресурсов, страхового сбора, определите, перед кем или кому вы можете прибегнуть к государственной поддержке и ее модальностям, в каких банках вы можете запросить кредит, если права собственности на кредиты, принадлежащие бизнесу, будут проданы, восстановление банковских счетов и их количество и т. д.Что касается технологических ресурсов, у кого закупается новое оборудование или как и кто будет отвечать за настройку и подготовку цифровых систем. Что касается материальных ресурсов, определите, какие из машин, инструментов и оборудования в целом необходимы, и перед кем или у кого они могут быть получены. Во всех случаях важно установить периоды открытия бизнеса.

Коммуникация и реактивация бизнеса

Важно, чтобы клиенты и сообщество в целом знали, что бизнес продолжается и в какой день он будет работать или работает ли он на какой мощности. Это позволяет удерживать клиентов и даже зарабатывать больше. Этому может способствовать использование печати и социальных сетей. Еще одна форма коммуникации - это «флаер», доставка листовок, информирующих о возобновлении работы. Схема, которую иногда не рассматривают, но которая очень полезна, - это молва, и это происходит, когда наше сообщество помогает нам снова распространять информацию о том, что мы уже работаем, поэтому PCN не должна забывать об этом средстве связи.,

Выводы

Каждая компания, будь то микро-, малая или средняя, во всей Латинской Америке, должна подумать о создании Плана обеспечения непрерывности бизнеса, PCN, который позволит ей противостоять рисковым ситуациям и способствовать ее устойчивости и, следовательно, ее выживанию в любой экономической среде. - Коммерческий, если он является PCN инструментом, который поддерживает эту цель. Предлагаемые здесь шаги являются общими критериями, которые способствуют разработке указанного плана, учитывая, что они представляют собой этапы, которые благодаря простоте реализации могут быть воспроизведены и применены латиноамериканскими ММСП простым способом, способствуя их росту и вместе с ним. укреплению социальной, промышленной и коммерческой структуры региона.

После того, как ваш PCN подготовлен, необходимо, чтобы ключевые люди знали его и даже знали, где он находится в цифровой форме или в форме печатного документа, но определение средств распространения и того, кому он должен быть раскрыт, обязательно является предметом другого эссе.,